Eventos Deportivos

By 8 diciembre, 2015Uncategorized

Actualmente los eventos deportivos son más numerosos y dependientes de patrocinadores y sponsors. La complejidad de los mismos dependerá de la varios factores como si es local, regional, nacional o internacional, si se retransmite por TV, importancia del evento (si es una final), autoridades que acudirán, etc.

Por eso queremos hacer un breve repaso de los factores a tener en cuenta:

Diferencias de protocolo en los deportes

Dependiendo del deporte, el protocolo a seguir es diferente:

El pódium: no es el mismo para deportes individuales o para deportes en equipo.

El himno: en competiciones internacionales sonará el himno del país de los premiados pero, por ejemplo en competiciones universitarias siempre sonará el Gaudeamus Igitur.

Las banderas: en competiciones universitarias se izará la bandera olímpica. En eventos al aire libre las banderas ondearán en mástiles y se izan de forma manual, mientras que en pabellones cubiertos quedarán amarradas de la parte superior y se izan mediante un motor eléctrico.

Entrega de premios en el pódium: dependiendo del deporte, la tradición es nombrar al 3º, 2º y 1º, o bien al contrario, primero al 1º, después al 2º y finalmente al 3º.

Presentación del evento

Para eventos deportivos importantes, se suele hacer una presentación del evento en el que se invita a autoridades y se da una pequeña rueda de prensa. Podemos aprovechar para entregar a estos últimos el dossier de prensa con toda la información necesaria para que tengan horarios y datos para cubrir la noticia. Siempre es bueno ponérselo fácil a la prensa.

Ceremonia de apertura y clausura

Los eventos deportivos internacionales, deben inaugurarse con una ceremonia de apertura en la que desfilan los equipos participantes, las autoridades políticas y deportivas dan un pequeño discurso, se hacen los juramentos de deportistas y jueces, se declara la apertura del campeonato y se suele dar algún espectáculo .

La ceremonia de clausura tiene prácticamente el mismo formato que la ceremonia de apertura pero que sirve como despedida para todos los participantes. A veces se ofrece un espectáculo musical como celebración.

-vale, en la imagen igual nos hemos pasado poniendo de ejemplo la de los Juegos Olímpicos de Londres-

Invitaciones y Acreditaciones Deportivas

A cada persona se le enviará una invitación para cada acto al que deseamos que asista. Hay diferentes tipos de actos:

  • Actos abiertos: que están abiertos al público.
  • Actos limitados: sólo se invita a un número limitado de personas.
  • Actos de concurrencia reducida: habrá un máximo de 50 asistentes aproximadamente.

Las acreditaciones son esenciales para que cada uno pueda realizar su trabajo en la zona que le corresponda. Se acreditará a miembros de la organización, autoridades, personal VIP, deportistas, jueces y árbitros, prensa, técnicos, mantenimiento, auxiliares, patrocinadores, conductores, seguridad, intérpretes…

Lista de invitados

A la hora de elaborar la lista de invitados, debes tener en cuenta a diferentes grupos, te puede ser útil para designarles zonas diferentes:

  • Invitados principales: a los que va dirigido el acto y a quienes se les dedica.
  • Compromisos: invitados por relación profesional o personal de la organización.
  • Sociales: representación de los diversos sectores de la sociedad.
  • Protocolo Oficial: autoridades.
  • Medios de comunicación.
  • Colaboradores: personas que hayan colaborado en la plasmación del hecho que motiva el evento.
  • Internos: listas propias, por ejemplo los trabajadores de la empresa que organiza el evento deportivo.
  • Personales: familiares y amigos.

Zonas de la instalación deportiva

  • Hospitality
  • Palco de honor
  • Sala VIP
  • Guardarropa en el antepalco
  • Bar
  • Asistencia médica
  • Servicios higiénicos y vestuarios

Presidencia en los actos

Ten en cuenta las precedencias para la ordenación y protocolización de los asientos y palco de honor.

Intervenciones y discursos

Planea quién hablará y cuándo. Ten aquí también en cuenta el protocolo.

Catering

Debe haber un sitio donde los asistentes puedan tomar algo y a las autoridades y VIPs ofrecerles, al menos, un pequeño tentempié.

Regalos corporativos

Los que entreguen los sponsors y patrocinadores, o bien la organización del evento. Ten en cuenta diseño y sistemas de entrega.

Medios de comunicación

  • Un lugar apropiado para prensa (escrita, fotógrafos, cámaras…)
  • Megafonía
  • Ruedas de prensa

Patrocinadores

Traseras para las ruedas de prensa y presentación del evento deportivo. Entrega de sus regalos, material de visibilidad.

Te acabas de dar cuenta de que conlleva mucho más de lo que pensabas, verdad. ¿Os hemos dicho que es un breve resumen?

Si quieres, puedes asegurar el éxito de tu evento deportivo dejándolo en manos de un equipo de profesionales, cada uno en su sector. En el que se cuidará cada detalle, facilitando el objetivo principal y haciendo que el evento comunique el mensaje esperado.

No lo dudes. ¡Pon un gran equipo en tu vida!

Author Silvia

Diplomada en protocolo y Organización de eventos. Más de 3 años de experiencia como Event Manager, Wedding Planner, y 2 años de ejecutiva de cuentas de trade marketing

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