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Y cuando ya tienes claro lo que vas a hacer… ¡Llega el momento de redactar el texto de la invitación! Claro, les tenemos que convocar, en caso contrario no acudirá nadie a nuestro evento. Y la cosa parece sencilla, pero una vez que te pones, pueden surgir algunas dudas. Para que no te dejes nada en el tintero vamos a hacer un repaso de qué debe poner y cómo, resumiendo: Protocolo para Invitaciones.

Antelación con la que mandar la invitación

Para eventos en general, al menos con 15 días de antelación. Sin embargo, para eventos que requieran grandes desplazamientos por parte de los invitados o al que sea muy importante la asistencia, como por ejemplo, las bodas, se suelen mandar con 3 meses de antelación.

Hemos de recordar la existencia –bastante reciente en nuestro país- de los “Save the date”, en los que podrás ir adelantándote a las invitaciones para que los invitados reserven esa fecha. Puede ser impresa o bien en formato digital. ¿Por qué un save the date? Pues un ejemplo que se repite mucho es: tengo la fecha en la iglesia, sé qué día voy a casarme, pero no sé dónde será el banquete ni tengo ni idea de cuál va a ser el estilo que quiero para mi boda, por lo que no he elegido el diseño de las invitaciones todavía. ¡Pues mando un save the date!

Qué información debe aparecer en la invitación

La regla periodística de las 6 W: (Who?, What?, Where?, When?, Why?, hoW?), en español: Quién, Qué, Dónde, Cuándo, Por Qué y Cómo.

¿Quién?

Quién invita, quién se casa, quién cumple años… En el caso de las bodas, lo tradicional es que inviten los padres del novio y la novia puesto que antiguamente eran los que se hacían cargo del desembolso económico del evento, pero es una costumbre que poco a poco se está perdiendo.

¿Qué?

¿Qué va a ocurrir? Un evento de empresa, un aniversario, una boda, un cumpleaños.

¿Dónde?

En el salón de actos, en el auditorio, en el restaurante, en la finca, en mi casa…

¿Cuándo?

Qué día (incluyendo día de la semana) y a qué hora.

¿Por qué?

Esta “W” va unida al “qué”. ¿Por qué nos juntamos? Porque nos casamos, porque es la presentación de nuestro nuevo producto…

¿Cómo?

Junto con “por qué” son las menos comunes, pero cuanta más información, mejor. Cómo ir vestido (etiqueta, Dress code), cómo llegar, etc.

Invitaciones Nominativas

En algunas ocasiones, y actos muy formales, en cada invitación aparece el nombre del invitado. Un ejemplo de eventos donde se utilizan las invitaciones nominativas son las galas de premios, los Oscars, los recientemente ya, Premios Princesa de Asturias, etc.

Nota de Protocolo

Se trata de una tarjeta aparte, de tamaño más reducido y normalmente de otro color en la que se incluye la siguiente información:

  • Advertencias de llegar con antelación
  • Etiqueta o vestuario
  • Mapa de cómo llegar y zona de aparcamiento
  • Celebración de actos complementarios
  • La exigencia de confirmación previa, si se desea, que deberíamos para saber con mayor certeza quiénes asistirán a nuestro evento.
  • Aunque no somos muy partidarios de ello, es cada vez más común en el caso de las bodas incluir aquí el número de cuenta o el lugar de la lista de boda para los regalos de los invitados.

Derecha e izquierda

La izquierda es el lugar preferente en las invitaciones. En el caso de las bodas, el nombre de los padres de la novia o, simplemente el de la novia irá en el lado izquierdo y todo lo relacionado con el novio, en el derecho.

Si quién invita es sólo una entidad podrá ir en el centro de la invitación, en la parte superior el anagrama, logotipo o escudo.

Formalidad

Las invitaciones más formales se suelen caracterizar por:

  • Redactar en 3ª persona
  • Usar el nombre completo tanto del invitado como del anfitrión junto con su respectivo tratamiento (Sra., Excelentísimo…)
  • Si se puede llevar acompañante que no sea el marido o la esposa del invitado se añadirá “y acompañante” o “y familia” en el caso de que se invite a toda la familia.
  • En eventos corporativos se tratará con el título del cargo que tenga en la empresa.
  • Si es un miembro de la milicia o de la nobleza, se usará el tratamiento completo.

Toque personal

Aun así, no dudes en añadir tu toque personal en invitaciones para eventos sociales. Cada persona tiene su propia marca, por lo que puedes ser innovador y divertido, siempre y cuando incluyas toda la información necesaria. ¡Adelante!

Esperamos haber sido de ayuda, si aun así no sabes cómo hacerlo, necesitas el asesoramiento de profesionales, un gran diseño  y todo sin complicarte, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Author Silvia

Diplomada en protocolo y Organización de eventos. Más de 3 años de experiencia como Event Manager, Wedding Planner, y 2 años de ejecutiva de cuentas de trade marketing

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