Protocolo en Graduaciones

By 10 abril, 2015Consejos, Graduaciones

Las Graduaciones, como acto institucional requieren un protocolo para su organización y desarrollo para darle así, la solemnidad y formalidad que este evento implica. Por eso os dejamos una serie de tips a tener en cuenta del protocolo en Graduaciones.

Invitaciones

  • Es de esperar, que invitemos a algunas autoridades para la ceremonia de graduación por lo que elaboraremos un listado de posibles  autoridades asistentes, teniendo un “plan B” para sustituir a los que no puedan asistir.
  • Para establecer la fecha y la hora del evento tendremos en cuenta la disponibilidad de estas autoridades para su asistencia.
  • Se les comunicará por escrito, y con una carta adjunta a la invitación con la debida antelación y especificando si deberá intervenir en el acto.
  • Al resto de invitados se les enviará una tarjeta de invitación observando cuidadosamente su redacción, el uso de los logos e incluyendo el teléfono o correo electrónico correspondiente para la confirmación de asistencia.

Recepción de los invitados

  • Para la recepción de los invitados, ha de tenerse en cuenta la jerarquía de quienes los reciben, adecuada a quien va a ser recibido. Por ejemplo, el concejal de educación de la localidad, deberá ser recibido por el director del centro, siendo la máxima autoridad de la institución anfitriona. Sin embargo, los alumnos que van a graduarse o padres de los mismos, podrán ser recibidos por miembros de la organización.
  • Ten en cuenta que SIEMPRE debe haber alguien para guiar a los invitados sobre dónde deben sentarse: azafatas, alumnos de otros cursos, profesores, miembros del AMPA…

Ubicación de los invitados

  • Se reservará un lugar especial para:
    • Autoridades
    • Docentes del centro
    • Graduandos
    • Resto de invitados y familiares
  • Se ordenarán de acuerdo al orden de precedencia. El anfitrión del centro de enseñanza cederá la presidencia al invitado de honor en caso que sea externo al centro.
  • Si se usa mesa de presidencia o de honor, lo aconsejable es que tenga un número impar de componentes, destacando así el lugar central para el invitado de honor, presidiendo la mesa y ordenando el resto de invitados de derecha a izquierda de forma alterna y de mayor a menor precedencia.
  • Los graduandos suelen colocarse en orden alfabético para facilitar su salida para recoger el título conforme son nombrados. Por lo que estos asientos también deben ser nominativos.

Desarrollo de la ceremonia

  • Los graduandos deben ser convocados al menos, una hora antes del comienzo de la ceremonia.
  • Introducción: con el inicio del acto, a modo de introducción intervendrá el mantenedor del acto, dando la palabra a cada persona que intervenga.
  • Himno del centro de enseñanza.
  • Palabras del Director.
  • Entrega de títulos.
  • Entrega de distinciones y obsequios (mejor alumno, compañero, deportista, etc.)
  • Palabras de uno de los recién graduados.
  • Despedida y cierre del acto.

Etiquieta

  • Mujeres:
    • Vestido corto: y con corto queremos decir por la rodilla.
    • Blusa + pantalones o falda.
    • Evitar vestidos o conjuntos que enseñen demasiada piel y los escotes.
    • Zapato elegante conjuntado con el bolso y cinturón (negro, marrón, azul marino… son, en general, colores seguros para la ropa formal)
    • Maquillaje formal y natural, como si fueras a una entrevista de trabajo.
  • Hombres:
    • Lo ideal sería un traje de chaqueta. De colores apropiados para el día, como el azul marino.
    • Como mínimo chaqueta, corbata y camisa.
    • La camisa siempre de manga larga, si hace calor, después de la ceremonia siempre puedes quitarte la chaqueta y remangar la camisa a la altura del codo.
    • Zapatos y cinturón del mismo color (negros, marrones o azul marino), siempre coordinados con el color del traje.

Tened en cuenta, si vais a usar birrete, el peinado que elijáis.

Y si te haces un lío con las autoridades, el orden, las banderas, necesitas personal para la coordinación del evento o simplemente para la producción: montaje, escenarios, sonido, sillas, etc. Te animamos a que nos pidas una propuesta aquí y que visites nuestra sección para graduaciones.

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¡Ánimo!

Author Silvia

Diplomada en protocolo y Organización de eventos. Más de 3 años de experiencia como Event Manager, Wedding Planner, y 2 años de ejecutiva de cuentas de trade marketing

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